Купить / Заказать / Узнать цену

Сканер Fujitsu Scan Snap облегчает административную работу в Брунeльском университете

Бюро вицеканцлера
Стивен Швартц является вицеканцлером Брунельского университета, расположенного на западе Лондона. Основанный в 1966 году, университет имеет богатую историю своего становления. Его репутация растёт из года в год. Университет предоставляет разнообразные возможности обучения почти 13 тысячам студентов, три тысячи из которых проходят дополнительное профильное обучение или занимаются научно-исследовательской работой. Ассортимент лекций охватывает наряду с традиционными, также современные научные направления. Наибольшее внимание уделяется инжинирингу, информатике, медицинским и социальным наукам.

Надёжный помощник
Нетрудно себе представить, с каким объёмом офисной работы приходится справляться в бюро вицеканцлера. Стивену Швартцу помогают его два личных ассистента, Аннабэль Чайка и Анне Капер, которые ежедневно обрабатывают горы бумаг и следят за плотным графиком лекций, рефератов и различных мероприятий.
Чтобы эффективно организовать работу бюро, надо научиться управлять потоком документов и деловых контактов. Как раз в этой области сканеры позволяют сэкономить много времени. Сканирование важных документов и их хранение в электронном архиве превращают длительный поиск нужного бумажного документа на многочисленных полках в пережиток прошлого.
"В бюро вицеканцлера накапливается огромное количество документов! Главное - не потерять контроля и не потонуть в потоке бумаги!",- говорит Аннабэль. „Нам нужен сканер, который помогает автоматизировать наиболее трудоёмкие рабочие операции, как например, передача информации своим и экстерным слушателям, или контроль за постоянно растущим количеством контактов".

Рассылка информации
Сканер ScanSnap выполняет роль оптимального инструмента для быстрой и простой передачи информации коллегам и партнёрам. Нужно только собрать соответствующие документы, положить их в отсек подачи бумаги сканера ScanSnap и нажать на кнопку «старт». В считанные секунды документы превращаются в электронные файлы. При этом сканер ScanSnap автоматически распознаёт документы одно- и двухсторонней печати, переворачивает их, если страница с текстом оказалась внизу, и устраняет пустые страницы.
Как только документы сканированы и преобразованы в электронный вид, их рассылка коллегам становится обычной простой операцией отправки файлов электронной почтой, независимо от того, работают ли коллеги в офисе или дома. Теперь уже не нужно копировать важную информацию и рассылать её в виде бумажных документов, которые к тому же легко теряются. Сохраненные на сервере, все документы доступны любому, обладающему соответствующим уровнем доступа к информации.
Рассылка статей руководству университета является одной из основных задач в работе Аннабэль. Раньше приходилось копировать статьи и разносить их в офисы или распределять по внутренним почтовым ящикам сотрудников. Теперь их можно просто сканировать и отправлять в электронном виде! "Благодаря ScanSnap я экономлю много времени, прежде всего, при распространении срочной информации“.
"Отпала необходимость в рассылке факсов. Это была очень трудоёмкая и монотонная работа, особенно при многостраничных документах. Передача по факсу срочных документов превращалась в стресс: правильно уложить листы бумаги в нужной последовательности, подождать пока прибор считает страницы и убедиться в получении хорошо читаемого факса. Со сканером ScanSnap эти рабочие операции стали просто не нужны!"

Обработка визитных карточек
Возможности сканера ScanSnap очень разнообразны. Он способен сканировать самые разные документы размером от A3 (с помощью специального приспособления) до формата визитных карточек. Сканер ScanSnap оснащён уникальной программой, с помощью которой автоматически считывается информация с визитных карточек и экспортируется в системный банк данных, где они легко просматриваются и администрируются.
Стивен Швартц представляет университет на различных мероприятиях, конференциях и научных семинарах. Аннабэль Чайка поясняет, почему контроль за деловыми контактами вицеканцлера является непростой задачей: "Каждую неделю поступает новая стопа визитных карточек, которые нужно внести в список адресов программы Outlook. До приобретения сканера ScanSnap эта работа занимала очень много времени, т.к. приходилось читать каждую визитную карточку и вручную вводить данные. Сканер ScanSnap полностью автоматизирует эту операцию – нужно только положить стопку визитных карточек в сканер и наблюдать, как он переносит их в банк данных!"

Сканирование и дальнейшая обработка...
Наряду с программой CardMinder сканер ScanSnap оснащён также передовой технологией оптического распознания знаков. На практике это означает, что сканированную информацию можно сразу же преобразовать в файлы Word, Excel или PowerPoint 2003. "Функция Scan-to-Word абсолютно гениальна!",- восхищается Аннабэль. "Сканер ScanSnap просто сканирует письма и за считанные секунды преобразует их в Word-файлы, которые можно редактировать. То, что уже не надо переписывать многостраничные документы и только потом отправлять электронной почтой выдержки из полученных писем, экономит очень много времени." 

Порекомендуйте его другим!
Благодаря хорошей скорости работы сканера ScanSnap, Аннабэль удаётся сэкономить от 5 до 15 минут на разных рабочих операциях, которые теперь выполняет сканер. В целом за рабочий день экономия времени составляет до 60 минут. "Я продемонстрировала работу сканера некоторым коллегам. На них это произвело очень большое впечатление. Никто из них до этого ещё не пользовался таким быстрым сканером, очень лёгким и простым в обслуживании. Он сканирует буквально за секунды!"
"Мы считаем, что сканер ScanSnap, который управляется только одной кнопкой, невероятно облегчает работу пользователя. Этот сканер без проблем размещается в любом офисе. Он такой компактный, что для него найдётся место на любом, даже очень загруженном, письменном столе. Каждый должен иметь такой сканер!"